Kommentar von Manni Engelhardt zu § 37 LPVG/NW (Niederschrift):

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

bekanntermaßen arbeiten wir ja sukzessive an der Kommentierung des Landespersonalvertretungsgesetzes von NRW (LPVG/NW) in der Fassung vom 05. Juli 2011, wie Ihr es unschwer durch das Anklicken des nachstehenden Links in seiner Kategorie aufrufen könnt: http://www.ak-gewerkschafter.de/category/lpvg/ .

Heute nun wollen wir uns mit dem Thema „Protokollierung der Personalratssitzung“ (Erstellung der Niederschrift) befassen. Ein Thema, zu dem es wenige Ausführungen gibt.

Die Rechtsgrundlage zur zwingenden Protokollierung bzw. Erstellung einer Niederschrift findet sich im § 37 (Fn 63) des LPVG/NW.

Sie lautet:

„37 (Fn 83)

(1) Über jede Verhandlung des Personalrats ist eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Die Niederschrift ist von der Vorsitzenden Person und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen und dem Personalrat in der nächsten Sitzung zur Genehmigung vorzulegen. Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat.

(2) Hat die Dienststelle an der Sitzung teilgenommen, so ist ihr der entsprechende Teil der Niederschrift in Abschrift zuzuleiten. Das gleiche gilt für die Beauftragte von Gewerkschaften, die an der Sitzung teilgenommen haben. Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben und der Niederschrift beizufügen.“

Die Frage, die sich hier zunächst stellt, ist die, wer berechtigt ist, in nichtöffentlicher Sitzung des Personalrates eine Niederschrift zu fertigen?

A)    Ein Personalratsmitglied, das zur Protokollantin/zum Protokollanten mit Mehrheit gewählt und somit bestimmt worden ist.

B)    Die gewählte Schriftführerin/der gewählte Schriftführer der vom Personalrat mehrheitlich gewählt wurde und dem mit dieser Aufgabenstellung die Protokollierungen der Sitzungen des Personalrates mehrheitlich übertragen wurden.

C)    Eine externe Protokollantin/ein externer Protokollant, der/die mit Mehrheitsbeschluss vom Personalrat bestellt worden ist. Diese Person unterliegt der Verschwiegenheitspflicht.

D)   Wechselseitige Führung der Sitzungsprotokollierungen im sogenannten rollierenden Verfahren, wenn der Personalrat dies beschlossen hat und alle Personalratsmitglieder dazu ihr Einverständnis gegeben haben.

Arten der Niederschrift/des Protokolls:

  1. Wortprotokoll;
  2. Beschlussprotokoll;
  3. Verlaufsprotokoll.

Zu. 1. Das Wortprotoll ist die ausführlichste Form der Niederschrifterstellung. Hierin sind die Wortbeiträge der einzelnen Sitzungsteilnehmerinnen und Sitzungsteilnehmer inklusive der Beschlussfassungen des Personalrates aufzunehmen.

Zu  2. Hier werden keine Redebeiträge in die Niederschrift aufgenommen, es sei denn, ein Sitzungsteilnehmer/eine Sitzungsteilnehmerin bittet explizite um Aufnahme ihres Redebeitrages in die Niederschrift.

Zu 3. Neben der Beschlussfassung werden hierbei auch die Sitzungsverlaufsintentionen reflektiert, aus denen die gefassten Beschlüsse, die ebenfalls protokolliert werden müssen, zu entnehmen sind.

Bei allen Protokollierungsarten sind jedoch dieselben Anforderungen an eine Niederschrift zu stellen, die da lauten:

a)     die Richtigkeit des Inhaltes;

b)    die Urheberschaftechtheit;

c)     die Erheblichkeit der fixierten und dokumentierten Vorgänge und Ereignisse;

d)    die Vollständigkeit;

e)     die Gültigkeit der fixierten Niederschrift.

Beschaffenheit der Niederschrift zu den Personalratssitzungen nach dem LPVG/NW:

  1. Der Kopf der Niederschrift muss folgende Mindestangaben enthalten:

-Anlass (Titel z.B: „3. Sitzung des Personalrates bei der Dienststelle xy in der x-ten Amtsperiode nach dem LPVG/NW“)

-Datum der Sitzung, Beginn der Sitzung, Ende der Sitzung, Sitzungsort, die Anwesenden (Unterscheidung in ordentliche Personalratsmitglieder, Ersatzmitglieder, Vertrauensperson der Schwerbehinderten, Jugendvertretung, gegebenenfalls Gewerkschaftsvertreter, sachverständige Personen, Vertreter/Innen der Dienststelle sofern geladen und anwesend) die entschuldigt Abwesenden, die unentschuldigt Abwesenden, der Sitzungsleiter/die Sitzungsleiterin, die Themen bzw. Tagesordnungspunkte (Tops.).

2.  Der Hauptteil der Niederschrift muss enthalten:

-sämtliche Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse, mit denen sie gefasst worden sind. Hierbei muss exakt protokolliert werden, mit wie vielen Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen sie positiv oder negativ zu den jeweiligen Anträgen  beschlossen worden sind. In diesem Zusammenhang sei auf die Kommentierung dazu über Stimmenthaltungen nach dem LPVG/NW vom 13. April 2013 verwiesen, die durch den Klick auf den nachstehenden Link noch einmal aufgerufen werden kann:

http://www.ak-gewerkschafter.de/2013/04/13/die-bewertung-von-stimmenthaltungen-nach-dem-lpvgnw/ .

Ferner sind wörtliche Beiträge zu protokollieren, wenn es der Wunsch des Redner/der Rednerin ist.

3.  Die Ordnungsgemäßheit des Niederschriftschlussteils ist sehr beachtlich. Hier muss enthalten sein:

-Ort, Datum und Unterschrift des Protokollanten/der Protokollantin mit Bezeichnung ansonsten rechtsstehend. Die Unterschrift des Sitzungsleiters/der Sitzungsleiterin (hierbei handelt es sich um die vorsitzende Person des Personalrates oder bei deren Verhinderung um die stellvertretende vorsitzende Person des Personalrates). Die Niederschrift soll nach Möglichkeit auch von einem weiteren Personalratsmitglied, das bei der Sitzung anwesend war, unterschrieben werden. Durch die Unterschriften unter der Niederschrift, die dann jeweils zur Abstimmung zu stellen ist, wird die Niederschrift nach ihrer mehrheitlichen Annahme zur Urkunde.

Die Bedeutung der Anwesenheitsliste  zu den Sitzungen des Personalrates als Bestandteil der Protokollierung:

Die Anwesenheitsliste, die Bestandteil der Personalratssitzungsprotokollierung ist, muss wie folgt gestaltet sein:

-Kopf: Ort, Datum und Bezeichnung der Sitzung;

-Eintragspalte Vorname, Familienname, Funktion und Unterschrift.

Die Anwesenheitsliste ist zu Niederschrift zu nehmen. Die im Protokoll aufgezeichneten Personen und Funktionen müssen identisch mit der Anwesenheitsliste sein.

Manni Engelhardt -AK-Koordinator-

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3 Antworten zu Kommentar von Manni Engelhardt zu § 37 LPVG/NW (Niederschrift):

  1. Uschi sagt:

    Hallo!
    Unser Personalrat verteilt die Niederschriften der letzten Personalratssitzung zu Beginn der Sitzung. Es wird ausreichend Zeit gegeben, die Niederschrift zu lesen und zu genehmigen. Danach sammelt der Vorsitzende sämtliche Niederschriften wieder ein und vernichtet diese Exemplare bis auf eins, welches im Personalratsbüro abgeheftet wird. Das Mitnehmen wird für unzulässig gehalten. Eine „alte“ Niederschrift kann man nur im Beisein des PR-Vorsitzenden im PR-Büro einsehen.
    Ist dies rechtlich zulässig?

    Gruß
    Uschi

    • Manni sagt:

      Hallo Uschi,
      jedem Personalratsmitglied und jedem Personalratsersatzmitglied, das an einer Personalratssitzung teilgenommen hat, steht auch eine Niederschrift über die jeweilige Personalratssitzung zu, an der das Mitglied oder Ersatzmitglied teilgenommen hat.
      Da die Sitzungen des Personalrats nichtöffentlich sind, unterliegt die Niederschrift ebenfalls der Nichtöffentlichkreit und ist ein vetrauliches Dokument, das Aussenstehenden nicht zugänglich gemacht werden darf.
      Wenn Personalratsmitglieder nach der verabschiedung der Niederschrift ihr Exemplar an den Personalratsvorsitzenden zurückgegen, mit der Bitte um Vernichtung, so muss dies der erklärte Wille des Personalratsmitgliedes sein.
      Die Gefahr der Manipulation ist im Nachgang aber gegeben, wenn nur noch ein Exemplar der Niederschrift beim Personalratsvorsitzenden existiert. Wer will dieses Dokument nach längerer Zeit noch auf Richtigkeit kontrollieren können, wenn tatsächlich nur noch ein Exemplar existiert? Personalratsmitgliedern, die darauf bestehen, die Niederschrift mitnehmen zu können, dürfen daran nicht gehindert werden. Sie sind für die Aufbewahrung dieser Verschlusssache an geeignetem und sicherem Ort dann letztendlich auch eigenverantwortlich.
      In der Hoffnung, Dir dienlich gewesen zu sein, verbleibe ich
      mit kollegialem Gruß
      Manni Engelhardt -AK-Koordinator- & -Ehrenmitglied der Studentenwerkspersonalräte-ARGE/NW in Ver.di-

  2. Pingback: Manni Engelhardt kommentiert den § 38 LPVG/NW und erstellt eine Mustergeschäftsordnung für den Personalrat! | Arbeitskreis Gewerkschafter/innen Aachen

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